Power Apps assets: cómo promocionar documentación interna y a nuestros Champions
Dentro de una estrategia de Gobierno en una organización Power Platform, hay un punto obligatorio que es el de Nurture, lo que podríamos traducir como Acompañamiento (al maker).
Esta parte lo que pretende es dar apoyo a nuestros makers ayudándoles en conseguir la mejor adopción de la plataforma y poder llevar a cabo soluciones rápidas y de calidad.
Dentro de las acciones más comunes en esta parte de Acompañamiento, suele estar la de disponer un portal de documentación interna, una comunidad de usuarios en formato equipo Teams y/o Yammer, identificar y promover a nuestros usuarios más expertos: “Champions”, etc
Hago aquí un inciso para recordar que hace unas semanas Microsoft lanzó una solución para crear de manera automática un portal de documentación y comunicación de la Power Platform en Sharepoint.
Os dejo aquí un enlace buenísimo de Enrique Sanchez al respecto:https://esanchezm.home.blog/2022/10/06/crear-un-sitio-de-comunicacion-de-power-platform/
Hasta ahora, esto era una tarea un poco manual, en la que cada gestor del CoE o equipo de administración de la Power Platform tenía que inventarse su método para llevar a cabo estas acciones.
Y digo hasta ahora, porque ha salido una funcionalidad llamada Power Apps assets (en Preview a fecha de este artículo) que nos va a ayudar a los admins un poco a dar a conocer esta comunidad interna.
Además Power Apps assets es una especie de programa donde podemos adherir a nuestros makers mas experimentados para que asesoren a otros usuarios cuando requieran de ayuda.
Integración con Virtual Agents
Power Apps Assets está integrado con los chatbots de ayuda existentes en los portales de Power Apps y Power Automate (en la parte inferior izquierda del portal, por si no los habíais visto 😊):
Cuando abrimos este chatbot e indicamos nuestro motivo de la consulta nos suele llevar a documentación de Microsoft y en último caso nos propone contactar con soporte o ir a la comunidad pública de la Power Platform para buscar información sobre nuestra duda.
Ahora, con Power Apps assets, la conversación con el chatbot de ayuda tendrá 3 fases:
- Fase 1: El bot nos dará una primera ayuda con documentación de Microsoft.
- Fase 2: En el caso de que dicha ayuda no nos sea suficiente, el bot nos proporcionará los datos de los recursos internos de documentación de la organización.
- Fase 3: Por último, el bot nos mostrará un listado de usuarios asesores internos que nos podrán ayudar y la posibilidad de contactar con ellos directamente.
Cómo configurar Power Apps assets (Admin)
Para dar de alta nuestra documentación y/o nuestros makers expertos en esta funcionalidad hay que seguir unos pasos muy sencillos:
Documentación interna:
- Acceder al PPAC.
- En el menú lateral ir a Resources > Power Apps assets:
3. En la pestaña Internal resource links ( si lo tenéis en inglés, algo que siempre recomiendo) añadir los enlaces de nuestro portal de documentación, grupo teams de Makers y/o comunidad de Yammer y hacemos clic en Save.
Asesores:
- Acceder al PPAC.
- En el menú lateral ir a Resources > Power Apps assets:
3. En la pestaña Advisors pulsamos en el botón + Add an advisor y se nos abrirá una ventana lateral para añadir a nuestros makers asesores. Los buscamos, seleccionamos y pulsamos Add.
4. Una vez añadido un usuario como Advisor se mostrará la siguiente información:
Source:
- Admin: Si el usuario ha sido añadido directamente siguiendo los pasos anteriores.
- Telemetry: Si el usuario ha sido añadido automáticamente en base a la telemetría del sistema.
A día de hoy, no hay información de los factores que influyen a esta autoasignación.
Status:
- Available: El usuario ha aceptado este rol de Advisor y se mostrará en los chatbots de ayuda.
- Unavailable: El usuario ha rechazado a participar en esta ayuda. (Estará muy liado, no se lo tengamos en cuenta 😅)
Cómo configurar Power Apps assets (Maker)
Y es que cuando un maker es añadido como Advisor recibirá un correo del estilo:
Y en los portales de Power Apps o Power Automate tendrá esta notificación:
Al pulsar en Yes es donde podrá configurar sus opciones, disponibilidad y forma de contacto:
Conclusiones
Power Apps assets nos proporciona una forma de publicitar nuestra base de conocimiento sobre la Power Platform dentro de la organización y de habilitar a nuestros desarrolladores expertos en un modo asesoría.
Eso sí, sujeto, al menos por ahora, a un acceso a estos recursos sólo a través del chatbot de ayuda de los portales de Power Apps y Power Automate.
Pero, ¿Cuántos de nosotros usamos o hemos probado con éxito estos chatbots?
Quizá sea un primer paso de Microsoft para proporcionar herramientas de fomento de comunidad, de cubrir esa parte de Acompañamiento dentro de un Gobierno Power Platform, pero en mi opinión hay mejores opciones para llegar al usuario como por ejemplo, poder disponer de una sección Community dentro de los portales maker, poder habilitar un Welcome mail, etc.
En todo caso, todo avance es bueno hacia el desarrollo y uso de una comunidad interna de usuarios Power Platform.
